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Los repositorios institucionales y su papel en la Ciencia Abierta

Por Andrés Santiago Jiménez

Servicio de Apoyo a la Docencia e Investigación

Biblioteca de la UNED

 

Palabras clave:  repositorios, publicaciones, ciencia abierta, acceso abierto

Desde los comienzos del movimiento de la ciencia abierta, los repositorios han jugado un papel clave en la conservación y difusión de documentos en acceso abierto. La declaración de Budapest de 2002, texto fundacional del acceso abierto, ya menciona la posibilidad de utilizar los repositorios para autoarchivar documentos y asegurar así el acceso a los mismos.

La legislación española, además, obliga al personal investigador cuya actividad investigadora esté financiada mayoritariamente con fondos públicos a depositar una copia de sus publicaciones en un repositorio institucional (Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación). Este mandato de depósito se aplica desde el año 2011 para artículos de revistas y desde 2022 a todo tipo de publicaciones, incluidos libros y capítulos, y a los datos asociados a las mismas.

Con el fin de asegurar el cumplimiento de este mandato legal, agencias de evaluación como ANECA, exigen también el depósito de las publicaciones a evaluar en sus convocatorias.

En este post, explicaremos qué son los repositorios y para qué sirven, qué documentos tenemos que depositar en un repositorio y cómo hacerlo. Además, responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes en torno a los repositorios.

¿Qué son los repositorios y para qué sirven?

Los repositorios son archivos electrónicos abiertos que almacenan, preservan y difunden contenidos digitales.

La mayoría de las universidades y centros de investigación cuentan con un repositorio institucional que alberga la producción científica de la institución y, dependiendo del caso, documentos no académicos, recursos educativos en abierto (REA), datos, software o cualquier otro tipo de objeto digital. Existen además repositorios temáticos, como arXiv, y multidisciplinares, como Zenodo.

Depositar las publicaciones científicas en un repositorio institucional, además de ser un mandato legal, ofrece varias ventajas:

  • Mejora la visibilidad y recuperabilidad de los documentos por parte de agregadores, buscadores e incluso otros repositorios
  • Aumenta la posibilidad de citación y de impacto científico
  • Asegura la preservación y acceso a largo plazo a la producción institucional
  • Asigna, en su mayoría de los casos, un identificador persistente handle
  • Ofrece métricas de uso y de descarga que pueden aportarse en procesos de evaluación
  • Permite una mayor transparencia y reproducibilidad de la ciencia, promoviendo la equidad y el acceso universal a los contenidos científicos

¿Qué documentos tengo que depositar en un repositorio y cómo hacerlo?

Según la legislación vigente, es necesario depositar de manera inmediata todas las publicaciones científicas (incluidos artículos, libros, capítulos, actas de congreso y demás) y los datos asociados a esas publicaciones en un repositorio institucional, así como las tesis doctorales. Es decir, aunque hayamos publicado en una revista de acceso abierto o con una editorial que restringe el acceso a nuestra publicación, el depósito es obligatorio de manera inmediata.

Además, pueden ser objeto de depósito otro tipo de resultados de la investigación e incluso documentos no académicos, como los recursos educativos en abierto (REA) u otros documentos institucionales.

Para realizar el depósito de cualquier documento u objeto digital será necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Contacta a tu biblioteca y pregunta cuál es el proceso de depósito. Existen repositorios que permiten el autoarchivo de los documentos, mientras que en otros casos el archivo es delegado, es decir, el personal bibliotecario se encarga de depositar el documento u objeto digital.
  2. Comprueba qué versión de la publicación debes y puedes depositar según la legislación vigente y las condiciones acordadas con la editorial. Existen casos en los que las editoriales comerciales limitan el acceso al documento o a la versión del mismo.
  3. Otorga una licencia acorde al acceso permitido. Lo más recomendable es utilizar una licencia de acceso abierto, como es el caso de las licencias Creative Commons, que especifican los usos permitidos y restringidos. En casos en los que la editorial limita el acceso al documento, pueden depositarse los documentos con acceso embargado o restringido.
  4. Asegúrate de que los metadatos son completos y de calidad. De ellos depende la interoperabilidad y recuperabilidad de los documentos. Los metadatos incluyen los datos de la publicación, resumen, palabras clave, etc.

Fuente de la imagen: Unsplash

Preguntas frecuentes sobre el depósito en un repositorio

¿Qué versión de mi publicación tengo que depositar?

La legislación vigente exige el depósito de la versión final aceptada de todas las publicaciones científicas, que engloba la versión aceptada (postprint o Author’s Accepted Manustript) y la versión publicada (Version of Record).

Otras versiones intermedias como los preprints, o incluso los comentarios de revisión, pueden depositarse de manera opcional.

¿Cuál es la diferencia entre versión aceptada y versión publicada?

Algunas editoriales no permiten el depósito de la versión publicada (Version of Record) pero sí de la versión aceptada (postprint o Author’s Accepted Manustript).

La versión aceptada es la versión de la publicación final, es decir, que ya ha pasado el proceso de revisión por pares, pero que aún no ha sido maquetada para su publicación. Algunos elementos que nos ayudan a identificar la versión aceptada es la ausencia de elementos como la numeración final, los logos de la revista o editorial, y otros elementos propios de la editorial.

No se consideran versiones aceptadas versiones intermedias con marcas de corrección o versiones no revisadas.

Puedes ver un ejemplo visual de la versión aceptada en esta guía de la Universidad Politécnica de Hong Kong.

¿Cómo saber qué versión permite depositar la editorial?

Para saber qué versión permite depositar la editorial, lo conveniente es revisar los acuerdos que hemos realizado con la misma, aunque existen herramientas específicas como Sherpa Open Policy Finder que nos permite conocer las políticas editoriales sobre el depósito de las diferentes versiones.

¿Qué sucede si la editorial no permite el depósito en abierto?

En el caso de artículos, la inmensa mayoría de revistas científicas permite el depósito en repositorios institucionales de al menos la versión aceptada. Sin embargo, en algunas revistas y más frecuentemente en libros y capítulos, puede darse el caso de que se limite de manera temporal (embargo) o general (acceso restringido) el acceso al documento.

En estos casos, el depósito en el repositorio seguirá siendo obligatorio, aunque el acceso al documento estará restringido.

¿Qué es un embargo y cómo afecta el depósito de mi publicación?

El embargo es una limitación temporal de acceso al documento depositado. Aunque el depósito se deba seguir realizando de manera inmediata a la publicación, el acceso al documento estará restringido hasta que pase la fecha de embargo.

Aceptar períodos de embargo por parte de la editorial no es recomendable.

¿Por qué tengo que depositar un artículo publicado en una revista de acceso abierto?

El depósito en un repositorio asegura la preservación de la publicación institucional a largo plazo. De este modo, aunque desaparezcan revistas, editoriales, o se dé de baja la suscripción a bases de datos comerciales, la preservación y el acceso al documento estará asegurado.

¿Qué sentido tiene depositar un libro con acceso restringido?

El depósito en un repositorio asegura la preservación a largo plazo y su apertura una vez venzan los derechos de autor.

Además, es posible contactar al autor o autora del documento para solicitar el acceso al mismo.

¿Dónde puedo depositar mis datos de investigación?

Existen repositorios específicos de datos como el repositorio de datos del Consorcio Madroño e-cienciaDatos. Puedes encontrar otros repositorios de datos en re3data, que recupera repositorios clasificados como “de confianza”.

Y si quieres saber más…

Si quieres conocer un ejemplo de un repositorio institucional, échale un vistazo al repositorio de la UNED e-Spacio y, si tienes preguntas sobre este tema, puedes ponerte en contacto con el personal de tu biblioteca.

 Cómo citar esta entrada:

Santiago Jiménez, Andrés (2025). Los repositorios institucionales y su papel en la Ciencia Abierta. Aula Magna 2.0 [Blog]. https://cuedespyd.hypotheses.org/17603


OpenEdition le sugiere que cite este post de la siguiente manera:
Aula Magna 2.0 (17 de enero de 2025). Los repositorios institucionales y su papel en la Ciencia Abierta. Aula Magna 2.0. Recuperado 15 de febrero de 2025 de https://doi.org/10.58079/133z7


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